Ik ben een eenpitter, maar ik werk zeker niet alleen. De gemeente Rotterdam vroeg of ik twee tekenaars kon leveren voor een werkbijeenkomst over Kinderarmoede. De datum? Een week later. Gelukkig was dat met het fijne netwerk van zakelijk tekenaars om me heen zó geregeld. Collega Lot Bakker was maar één appje weg.

De opdracht

Op 17 april (de Dag van de Kinderarmoede) presenteerde de gemeente Rotterdam de aanbevelingen uit een meerjarig onderzoeksprogramma. Een diverse groep deelnemers ging daarna aan de slag: van beleidsmakers en professionals tot fondsen en ervaringsdeskundigen. De inzet van twee zakelijk tekenaars was voor de gemeente essentieel om gesprekken visueel vast te leggen, verbanden zichtbaar te maken en te komen tot een krachtig, beeldend verslag dat ook landelijk gedeeld zou worden.

De voorbereiding: meer dan tekenen alleen

Vóór de dag sprak ik met de beleidsmedewerkers, de dagvoorzitter én de tafelvoorzitters. Want om goed te kunnen vastleggen, moet je begrijpen wat er speelt. De dag had twee delen: een plenair gedeelte en drie tafels met elk een eigen thema:

• Kind centraal

• Betere samenwerking met fondsen

• Maatwerk en doorbraakmethodes.

Hiervoor wilde de gemeente drie illustraties vóóraf, eentje voor elke tafel. Zodat er niet alleen tekst lag, maar ook al beeld bij de thema's waarmee mensen aan de slag gingen.

Die illustraties heb ik gemaakt en kwamen later ook terug in het eindverslag zelf, als ankerpunten voor de opbrengsten per tafel.

De dag zelf: soepel samen tekenen

Het plenaire gedeelte tekenden Lot en ik om en om, op één iPad.

Daarna splitsten we op: ieder zat bij de tafels, maakte aantekeningen, en samen bepaalden we wat er in het visuele verslag terecht kwam. Zo werden alledrie de thema's gevat in beeld.

Dat gaat makkelijk als je elkaar kent en elkaars manier van werken vertrouwt.

De toelichting

In de drukte van de dag was de afspraak om de tekening aan het eind op groot scherm te tonen bijna vergeten. Begrijpelijk, de dagvoorzitter had haar handen vol.

Maar Lot drong toch even aan, want deelnemers die de plaat zien en daarbij een toelichting horen, koppelen direct de informatie aan het beeld. Zo blijft de informatie hangen en een tekening doet altijd wat met een zaal.

Na afloop kwamen er dan ook flink wat mensen naar ons toe om te zeggen hoe waardevol ze het verslag vonden en dat ze er naar uit keken om het zelf te ontvangen. Dat is toch anders dan bij geschreven notulen :-)

Het resultaat

De gemeente was blij. Eén kleine aanpassing, en daarna gaat het visuele verslag breder de wereld in, richting pers en samenwerkingspartners. Precies waarvoor het bedoeld was.

Ik ben trots op de plaat die we hebben gemaakt. Op de samenwerking met Lot. Op het netwerk van tekenaars om me heen dat elkaar iets gunt en graag samen sterker wordt.

Benieuwd of een visueel verslag past bij jullie bijeenkomst?

Heb jij een werkbijeenkomst of event waarbij je wilt dat deelnemers naar huis gaan met een helder beeld van wat besproken en afgesproken is? En zoek je één of meer zakelijk tekenaars in Rotterdam of omgeving die dat live vastleggen als visueel verslag?

Lees meer over de mogelijkheden of neem gerust contact op voor meer informatie.